Zorg tijdig voor een ondernemersvolmacht

Zorg tijdig voor een ondernemersvolmacht

Deze onzekere tijden maken duidelijk wat de gevolgen voor een onderneming kunnen zijn wanneer de ondernemer tijdelijk of blijvend wegvalt.

Wat moet je in die situatie doen om een vervanger aan te wijzen?

Statuten
In de statuten van de vennootschap kan een “belet en ontstentenis”-regeling worden opgenomen. Daarin kan bij het tijdelijk of blijvend wegvallen van een bestuurder een andere bestuurder worden aangewezen. Die aanwijzing vindt vervolgens plaats door de aandeelhouders.

Het probleem bij veel kleinere ondernemingen, en in het bijzonder een onderneming met één aandeelhouder, is dat de bestuurder én de aandeelhouder van de onderneming vaak dezelfde persoon is. Wanneer die bestuurder tijdelijk of blijvend wegvalt, dan zal die zelfde persoon ook niet als aandeelhouder een vervanger kunnen aanwijzen.

Ondernemersvolmacht
De oplossing van dat probleem kan gevonden worden in het opmaken van een ondernemersvolmacht. In zo’n ondernemersvolmacht kan de ondernemer één of meerdere personen machtigen om zijn/haar taken over te nemen, voor het geval hij/zij tijdelijk of blijvend onbekwaam is, afwezig of vermist is of door ziekte of andere oorzaak niet meer in staat is de taken uit te oefenen.

Er zijn een aantal belangrijke verschillen tussen deze ondernemersvolmacht en een gewone volmacht die bij de Kamer van Koophandel kan worden ingeschreven.

Allereerst kan in de ondernemersvolmacht een volgorde van gemachtigden worden opgenomen. (Bijvoorbeeld als de 1e vervanger de taak niet of niet meer kan uitvoeren, dat dan een 2e vervanger is aangewezen). Bovendien kan in de ondernemersvolmacht het moment waarop de volmacht ingaat en weer eindigt duidelijker worden omschreven.

Daarmee kan de volmacht op een later moment ingaan, dan het moment van ondertekenen: dus pas als het probleem zich voordoet.

Een ander belangrijk verschil met de gewone volmacht is dat in de ondernemersvolmacht ook een machtiging kan worden opgenomen om de beslissingen als aandeelhouder te nemen.

Meestal zijn de beslissingen die een gewone gemachtigde of bestuurder neemt de operationele beslissingen, terwijl de aandeelhouder de strategische beslissingen neemt.

Vaak zie je dus dat voor die stategische beslissingen nog goedkeuring nodig is van de aandeelhouder (Bijvoorbeeld het fuseren of langdurig samenwerken met een andere onderneming of het doen van investeringen boven bepaalde bedragen). Is er dan geen vervanger die voor de aandeelhouder kan beslissen, dan kan er ook geen goedkeuring worden gegeven. Naast deze bijzondere beslissingen, zal de aandeelhouder ook jaarlijkse terugkerende beslissingen moeten nemen, zoals het bepalen van de winst en het vaststellen van de jaarrekening.

Levenstestament
Deze ondernemersvolmacht wordt opgenomen in een levenstestament die door de notaris wordt opgemaakt. In dat levenstestament wordt naast deze volmacht voor ondernemerszaken, meestal ook een volmacht opgenomen voor privézaken (financiële zaken) en voor medische zaken.

Voor meer informatie over het levenstestament en de ondernemersvolmacht kunt u contact opnemen.